Vi antar at det er en allmenn akseptert forståelse av behovet for samsvar mellom ansvar og myndighet på arbeidsplassen. Når de med ansvar kan ordne opp i problemer etter som de dukker opp, så går det meste ganske greit.

Forbedret samsvar mellom ansvar og myndighet

Hvis du er en leder og opplever at noen kommer til deg med et problem, er det en rimelig antagelse at denne medarbeidstakernen opplever et misforhold mellom sitt ansvar og myndighet til å løse problemer når de dukker opp.

Du blir kanskje også irritert fordi vedkommende har fått beskjed om at han/hun har myndighet for å ordne opp med sitt ansvar. Hvorfor skjer disse nødropene så ofte når det liksom skal være samsvar mellom ansvar og myndighet i utgangspunkt?

Mye av grunnen ligger i kommunikasjonen mellom den som gir og den som får beskjeder. En liten historie illustrerer poenget.

Det var en gang en familie som hadde noen få epletrær i hagen sin. I det landet der denne familien bor, er det et insekt som legger sine egg inne i de små eplene tidlig på våren. Eggene blir raskt til mark som koser seg på de voksende eplene og ødelegger dem fullstendig. Det skal være en løsning på problemet som brukes av dem som er motstandere av insektmidler på epletrærne. Det tar litt tid, men skal være ganske effektiv. Små papirposer knytes rundt de små eplene som får vokse og modne i fred og ro, godt beskyttet fra disse eggleggende insektene.

Familien tenkte at de skulle prøve denne løsningen. Mor og far skaffet posene, tråd og saks. De mente at deres datter på 10 år var stor nok til å gjøre denne jobben. De sa til henne, hvat hun skulle Ta eplene inn i hver sin pose og knyt posen med tråden. Det var fint vær den dagen og de forlot datteren i eplehagen med alt hun trengte for å gjøre jobben.

Datteren kom senere inn i huset glad og fornøyd og sa hun var ferdig. Mor og far gikk ut for å beskue det ferdige verket. På gresset lå alle eplene, pent surret inn i hver sin papirpose.

Når du skal gi noen ansvar for noe, er det ikke nok å fortelle dem hva de skal gjøre. Det er også viktig å fortelle dem hvorfor. Det er i denne delen av kommunikasjonen at det skjer mange bommerter. En forklaring om «hvorfor» formidler viktig overordnet informasjon – hensikten eller intensjonen med den ønskede handlingen.

Når den andre også sitter inne med den samme informasjon, har han mulighet til å søke andre måter å løse oppgaven, om det skulle oppstå problemer underveis. Da har han informasjon nok (myndighet) til å ivareta sitt ansvar.

Forhåpentligvis vil du slippe unna en del brannslukking som en konsekvens.
Spørsmålet «Hvorfor»

Det er nyttig å vite noe ekstra om «hvorfor» hvis du er den som mottar et budskap og synes du trenger å vite mer. Det er en stor forskjell mellom å si hvorfor uoppfordret, og stille spørsmålet «hvorfor» som en utfordring.

Du ber om rettferdiggjøring og det er en sikker måte å miste tillit.

Kay Ellingsen