GRUNNREGLER FOR FORHANDLINGS- OG MØTETEKNIKK.

F5F82B3E-F51E-4F97-811F-64C9BFA02435

Hvor ofte arrangeres det møter? Hvor ofte forhandles det?

De fleste har en fornemmelse av at det er noe der skjer en gang i mellom. Virkeligheten er at vi forhandler med andre mennesker så godt som alltid. Når vi er sammen med andre mennesker, benytter vi alltid møtetekniske
grunnregler som er mer eller mindre ”ryggradsbasert” (ubevisste)
Vi bør bli mer klar over på hvilken måte vi omgås mennesker i det daglige.

Ved all kommunikasjon med andre bruker vi en eller annen teknikk. Ofte er den ubevisst. Kan den gjøres mer bevisst og muligens forbedres?
Hver eneste dag foretar vi mange forhandlinger. Når vi for eksempel diskuterer med partneren vår om hvem som skal gjøre hva, er det en forhandlingssituasjon. Når det skal tas beslutninger i familien om feriemål etc., er det også en forhandling.

Spørsmålet er hvordan kan vi få bedre resultater i de møter og forhandlinger som vi deltar i?
Før enhver forhandling må man klargjøre for seg selv hva ens eget mål med forhandlingen er. Det er ikke uvanlig at mennesker møtes i en forhandling og bare stiller krav om hva hver
enkelt ønsker uten å ha reflektert over hva de er villige til å aksepter.

I forkant av en forhandling må man derfor ha klart for seg hva ens egne optimale krav og ønsker er og
samtidig hva man kan være fornøyd med å oppnå. Det er også viktig å gjøre seg kjent med grunnlaget for forhandlingen på forhånd og ta stilling til om man i det hele tatt ønsker å forhandle.

Dessuten er det viktig å undersøke hva motpartens krav, ønsker og mål med forhandlingen er eller kan være. Hva er motpartens maksimale krav, og hva er han villig til at akseptere.

FORHANDLINGENS GRUNNFAKTORER:

For å oppnå et best mulig resultat i en forhandling, er det nødvendig å ha kjennskap til de tekniske, psykologiske og sosiologiske faktorer som enhver forhandlingssituasjon inneholder. Hvis vi ikke kjenner til eller er oppmerksomme på disse faktorene, kommer vi ofte til at føle på kroppen hva et dårlig forhandlingsresultat betyr.

De viktigste fasene i en forhandling er følgende:
1. Taktisk og strategisk forberedelse
2. Praktisk forberedelse
3. Psykologiske momenter
4. Sosiologiske momenter
5. Argumenter
6. Spørreteknikk
7. Forhandlingens resultat

En forhandling kan karakteriseres som en samtale mellom to eller flere personer som gjennom en interesseavveining fører til en beslutning.

1. Taktisk og strategisk forberedelse
Når det er klart at en forhandling blir nødvendig, er det viktig med grundige forberedelser. Mange ganger kan forhandlingen “vinnes” gjennom forberedelser.

En god og grundig forberedelse bør inneholde følgende punkter:
• Vurder hvem det skal forhandles med
• Søk opplysninger om motparten og om fakta i saken
• Sett deg i motpartens sted dvs. bruk 75 % av din forberedelsestid på å sette deg inn i motpartens situasjon, tanker, ønsker og håp og de siste 25 % på å legge din egen taktikk.
• Bestem målet du vil oppnå og tenk gjennom på forhånd hvor mye du er villig til å fire på dette underveis.
• Finn ut hvor mange som er i samme situasjon som du og vurder om de skal delta i forhandlingen.
• Vurder om motparten har den nødvendige kompetansen eller om det bare er overfladiske forhandlinger. Innrett deg deretter!
Forberedelsene krever strategisk tenkning. Ønsker man å oppnå et godt resultat, må man være i stand til å forutse hva motparten vil og forberede egne argumenter til denne situasjonen.

2. Praktisk forberedelse
De praktiske forberedelsene kan virke innlysende og selvfølgelige. Vi nevner de allikevel fordi vi opplever at det med ordentlige forberedelser på disse punktene kan oppnås flere fordeler. Punktene er:

• Tid:

Hvis du har mulighet for å velge tidspunkt velg et tidspunkt hvor du er frisk og uthvilt og har hatt til grundig forberedelse. Særlig politikere har ofte forhandlinger om natten. Fordelen her kan kanskje være at motparten blir trøtt og lei og dermed firer på sine krav.

• Sted:

Fysiske rammer: Hvor foregår forhandlingen, er det mange avbrytelser, er det plass, er det tilgang til nødvendig underlagsmateriale etc. Er rammene i orden for deg. Er du på borte- eller hjemmebane.

• Varighet:

Kan naturligvis ikke bestemmes på forhånd. Men ofte tar ting lengre tid enn antatt. Det skal være nok tid til at forhandlingen kan foregå i et rolig tempo. Et for raskt tempo preget av avbrytelser og uro, fører ikke til gode resultater.

3. Psykologiske momenter
Der er en rekke psykologiske forsvarsmekanismer, som det er vesentlig å kjenne til for å forstå menneskers reaksjoner under en forhandling.

Noen av de viktigste forsvarsmekanismene er:
• Etterrasjonalisering: Å forklare noe i nåtid med henvisning til feil i det som har skjedd – uten at dette kunne vært kjent. “Det kunne jeg godt ha fortalt deg!” (men han gjorde det ikke – og kunne sikkert heller ikke). Etterpåklokskap. Intensjonen er at fremstå i et bedre lys enn andre.

• Projeksjon: Å tillegge andre bestemte motiver og hensikter ut fra sine egne motiver. ”Tyven tror hver mann stjeler”.

• Overføring: Å overføre sinne, aggresjon eller andre reaksjoner på et menneske som er uforskyldt i saken. ”Å rette baker for smed”. Å skjelle ut partner og barn etter en dårlig dag på jobben.

• Rollespill: Å spille en bestemt rolle i forhold til andre for å dekke sitt innerste og kanskje mer sanne jeg. Å spille en rolle som man tror de andre forventer eller som man tror de andre liker bedre. Å “spille” leder. Når man møter disse psykologiske mekanismene i en forhandling, er det viktig å ikke nøye seg med å iaktta de ytre handlingene, men i stedet interessere sig for det som ligger bak den tilsynelatende uhensiktsmessige atferden hos motparten. Dessuten å være klar over sine egne forsvarsmekanismer.

4. Sosiologiske momenter
Mennesket eksisterer ikke kun som individ, men også som medlem av ulike grupper. Denne sosiale sammenhengen har også betydning for forhandlinger. De fleste mennesker har behov for oppmerksomhet i form av ros, status osv. En forhandler som forhandler for en gruppe, tenker derfor mye på hvordan han vil bli oppfattet av sin gruppe når resultatet skal formidles.
I en forhandling er det derfor viktig å vurdere om motparten kan “selge” forhandlingsresultatet i “sin” gruppe.
Vi kan illustrere dette ved å legge merke til forskjellige politikeres kommentarer til et forhandlingsresultat etter et forlik. Det høres ikke alltid ut som det er det samme forliket de har inngått.

5. Argumenter
Det er vanlig at man heller vil argumentere enn forstå. Vi hører sjelden særlig lenge på et menneske uten at vi begynner å vurdere hva vi selv skal si. Det er utrolig sjelden at vi kan endre et annet menneske ved hjelp av argumenter. Ofte gir det et langt større utbytte å lytte for å forstå problemene. Når vi kjenner til hva de rommer, kan de lettere settes sammen til en helhet.

Argumenter som ikke er egentlige argumenter benyttes ofte. De er mest vanlige når forhandleren føler seg i en svak posisjon. “En ting er teori – en annen er praksis” er et eksempel på dette. Det er et veldig vanlig argument, men betyder jo bare ”Jeg vil ikke”. 6. Spørreteknikk

Ved å spørre på den riktige måten kan vi få en rekke opplysninger. Vi kan for eksempel få kjennskap til den andres problemer, motforestillinger og forventninger.

Spørsmål kan:
• Utdype standpunkter
• Etterkontrollere vår forståelse
• Gi svar på mer enn man ellers ville få vite
• Forhindre at man blottstiller seg selv fordi det er den andre som snakker
Ulike typer spørsmål:
• Direkte spørsmål (hva vil du oppnå?)
• Utdypende spørsmål (hva mener du med det?)
• Spørsmål, som bare kan besvares med

JA, NEI eller DET VET JEG IKKE Det er ikke nok å spørre, man må også lytte. Det hjelper ikke mye å stille spørsmål hvis man ikke hører svaret!!

7. Forhandlingens resultat
Hvis forhandlingen skal avsluttes – og ikke bare avbrytes / utsettes – skal det være oppnådd et resultat. Det er ikke en betingelse at begge parter er like fornøyde. Men begge parter skal være såpass fornøyde at en ny forhandling om det samme problemet ikke er nødvendig i den nærmeste fremtid.
Forhandlingen bør avsluttes med en klar avtale – gjerne skriftlig.

Til slutt er det viktig å huske at avslutningen bør være så personlig og menneskelig at man kan møte motparten senere uten at det hersker mistillit og motvilje på forhånd.

Kay Ellingsen

Om kayelling

Jeg har vært så heldig å kunne omstilt og utviklet en kundemasse på 20.000 personer i 1.200 bedrifter. Dette har gjort at jeg kanskje er en av de mest erfarne “utviklere” i skandinavia innen vekst. Jeg er serifisert som hypnoterapeut og er også medlem hos Dansk Hypnose Fælles Forbund. Forfatter av fagbøker innen salg, service og prestasjonsledelse (Situasjonsbestemt ledelse); Bestselgerens 24 ferdigheter, 2012 Bestselgerens kommunikasjon, 2012 Prestasjonsledelse av Bestselgeren, 2012 Bestselgerens verktøykasse, 2012 Hypnoterapeut og NLP Master Practitioner – 4 årig utviklingsprogram med ferdighetstrening med utvikling av 1.800 personer over 5 år. Ref.; Norges Beste Rekrutterer og FAFO rapport-forskning. Sertifisert til å anvende en rekke person- og teamrollekonsepter bl.a. Management Strategies. Har utarbeidet atferdsanalyser innen: Realasjonsanalyse, Teamanalyse og Lederstiler. Kay arbeider i dag som fagansvarlig rådgiver/terapeut og coach med “laserfokus” på headhunting, lederutvikling, salg og servicekvalitet. Han har over 20 års erfaring (17 000 timer) fra forbedrings-prosesser i næringslivet og er spesialist på adferdspsykologi og utvikling av mennesker. Dokumenterer topp resultater på salg, service og lederutvikling. Flere av Kay‘s kunder har doblet-tredoblet sin omsetning og blitt Gasellebedrifter. Han er kjent for å kvalitetssikre utviklingsprosesser. Kay sine bøker er blitt godkjent fra Høgskolen med totalt 30 studiepoeng. Han er også vært inne som faglærer på Markedshøgskolen innen Personlig salg og Relasjonsledelse. Bestselgerseien 1-4 er også nå blitt brukt som dokumentasjon innen salg og servicekvalitet og blitt ISO godkjent gjennom bedriften SKANEM Bestselgerskolen.no fra Nordic Business Academy blir lansert som den første fagskole/nettskole med digitale lærere med høy faglig kunnskap og bransje erfaring.
Dette innlegget ble publisert i Uncategorized. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s